Tu jesteś: Kanone.pl | Poradnik prawny online  »  Prawo administracyjne  »  Jak napisać skuteczne pismo do urzędu?

Jak napisać skuteczne pismo do urzędu?

Jak napisać skuteczne pismo do urzędu?

Wiele osób zastanawia się, w jaki sposób napisać pismo do urzędu, aby było ono skuteczne. Jakich więc błędów tutaj nie popełnić?

Krótko i rzeczowo

Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na to, że urzędnicy mają do rozpatrzenia najczęściej cały stos wniosków, podań i innych pism. Dlatego nie mają czasu na zagłębianie się w długie elaboraty. Skuteczne pismo do urzędu przede wszystkim powinno być więc konkretne, merytoryczne i możliwie jak najkrótsze. Poważnym błędem wielu osób jest zbyt emocjonalny stosunek do sprawy. Musimy jednak pamiętać o tym, że w piśmie do urzędu przede wszystkim powinniśmy przedstawić naszą sprawę, oczekiwania względem urzędu oraz uzasadnienie, które ma przekonać do naszych racji. Tutaj nie ma miejsca na przedstawianie naszych emocji w nadziei, że rozpatrujący pismo urzędnik wzruszy się czy zrozumie nasz prywatny tok rozumowania. Popisy talentu literackiego również nie okażą się pomocne.


Bądź kompetentny

Najlepszy skutek odniesie pismo, w którym wykażemy się znajomością obowiązujących przepisów i przysługujących nam praw. Petent często jest oceniany właśnie po treści składanego wniosku. Liczy się rzeczowy ton. Powołanie się na konkretne ustawy prawne to jeden ze sposobów na sukces. Nawet najbardziej zapracowany urzędnik będzie bowiem bał się odesłać nam wtedy w odpowiedzi standardowej formułki nie na temat. 


Jak zredagować pismo?

Ważna jest nie tylko treść, ale i forma pisma. Najlepiej napisać dokument na komputerze – urzędnicy rzadko mają czas odszyfrowywać nieczytelne rękopisy. Dokument musi zawierać imię i nazwisko petenta – z powodzeniem można tutaj także przybić firmową pieczątkę. Należy podać także swoje dane (w tym nr telefonu kontaktowego). Istotny jest numer sprawy, który został nam przydzielony przez urząd oraz wyszczególnienie dokumentów, które dołączamy do pisma. Ważny jest także odręczny podpis. 


Nie zapomnij o terminach

Aby pismo było skuteczne, musi zostać złożone w obowiązującym terminie. Po terminie nawet uzasadnione wnioski najczęściej rozpatrywane są negatywnie.